Interactie

Intakegesprek en offerte
Zodra de ideeën voor het congres enigszins vaste vormen hebben gekregen, vindt er een intakegesprek plaats. Op basis van dit gesprek stelt het congresbureau een offerte op. Het aantal uren dat met de organisatie gemoeid is, wordt vooraf nauwkeurig geschat. Meestal werkt het congresbureau op basis van nacalculatie, wat betekent dat niet-gewerkte uren niet in rekening worden gebracht. Mochten er meer uren nodig zijn dan geoffreerd, dan wordt dit tijdig aangegeven. Voor deelnemersregistratie en abstracthandling geldt geen uurtarief, maar een tarief per deelnemer of abstract.

Contract
Als u zich als opdrachtgever kunt vinden in de offerte en besluit Congresbureau Interactie in te huren, wordt er een contract opgesteld. Hierin staat de opdracht duidelijk omschreven, evenals de ureninschatting, de tarieven en de (annulerings-)voorwaarden.

Start
Als het contract door beide partijen is ondertekend, kunnen de voorbereiding van start. Meestal worden er eerst een planning en begroting opgesteld, die de leidraad vormen voor de verdere organisatie. In de aanloop naar het congres zal het congresbureau de planning en begroting voortdurend in de gaten houden en vindt er regelmatig overleg plaats met de opdrachtgever. Voor ieder congres wordt er een projectcoördinator aan uw congres toegewezen die altijd het eerste aanspreekpunt is. (een tweede is altijd volledig op de hoogte van alle afspraken en de voortgang om u de zekerheid te geven van de kwaliteit van uw congres of bijeenkomst). Er zijn wel altijd meerdere medewerkers bij uw congres betrokken en zij zijn ook tijdens de bijeenkomst aanwezig.