Interactie

Algemene voorwaarden Organisatie- en Congresbureau Interactie
Organisatie- en Congresbureau Interactie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel voor Centraal Gelderland met nummer 09112237 en heeft haar algemene voorwaarden bij de Kamer gedeponeerd.

Artikel 1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.a Het Organisatie- en Congresbureau:
Organisatie- en Congresbureau Interactie, hierna te noemen als Interactie, is een congresbureau met als doelstelling het organiseren van congressen, symposia, evenementen en bijeenkomsten. Het overdragen en/of uitwisselen van kennis en informatie staan centraal binnen deze congressen, symposia en bijeenkomsten.
1.b De opdrachtgever (of cliënt):
Degene die met Interactie een overeenkomst is aangegaan tot het verrichten van werkzaamheden, zoals bedoeld onder a, ten behoeve van de opdrachtgever. Of aan wie Interactie een offerte als in 1.e heeft uitgebracht.
1.c. Overeenkomst:
Hieronder wordt verstaan het in opdracht van zowel profit als non-profit organisaties organiseren van congressen, symposia, conferenties en seminars, welke wordt geacht te zijn gesloten op het moment dat Interactie de opdracht schriftelijk aanvaard heeft.
1.d Congres:
Het congres, symposia, evenement of andere bijeenkomst als bedoeld onder
a die door Interactie is/wordt/zal (worden) georganiseerd.
1.e Offerte/Begroting:
Hieronder wordt verstaan de raming van kosten die Interactie de cliënt in rekening zal brengen voor het organiseren van één van de hiervoor in 1.c vermelde activiteiten.
1.f Deelnemer:
Degenen die middels inschrijving via schrijven, e-mail, fax, of internet is aangegaan met een opdrachtgever als bedoeld onder 1.b, om deel te nemen aan een door Interactie georganiseerd congres, als bedoeld onder 1.d.

Artikel 2 Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen Interactie en de opdrachtgever, met betrekking tot de organisatie van congressen, symposia en andere bijeenkomsten als bedoeld in artikel 1 onder d. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
2.2 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van toepassing zijn, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van Interactie.
Eventuele algemene voorwaarden van de cliënt binden Interactie niet.
Interactie handelt uitsluitend onder toepassing van haar eigen voorwaarden.

Artikel 3 Totstandkoming van de overeenkomst

3.1. Alle door Interactie uitgebrachte zijn vrijblijvend en kunnen worden ingetrokken of gewijzigd, zolang Interactie niet schriftelijk de aanvaarding van de opdracht aan de cliënt heeft bevestigd.
3.2. Offertes zijn tot drie maanden na dagtekening geldig, tenzij anders vermeld.
3.3 De overeenkomst tussen Interactie en de opdrachtgever kan in delen tot stand komen. De deelovereenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen door Interactie schriftelijk wordt bevestigd en aan de opdrachtgever wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, word de bijlage geacht – indien deze later tot stand komt, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst. Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4 Inhoud van de offerte en de overeenkomst

In de offerte / overeenkomst wordt ten minste het navolgende vastgelegd:

• naam van de opdrachtgever;
• de (aanvangs- en de eind) datum van het congres;
• de begroting met de geraamde kosten verbonden aan de uitvoering van de overeenkomst;
• de door Interactie uit te voeren werkzaamheden;
• toelichting op begroting;
• het van toepassing zijn van deze algemene voorwaarden;
• eventuele bijzondere voorwaarden;
• beschrijving van bij derden af te nemen goederen en/of diensten;
• termijnen en wijzen van betaling.

Artikel 5 Werkafspraken

5.1 De werkzaamheden die Interactie zal verrichten worden zo nauwkeurig mogelijk schriftelijk vastgelegd in de tussen Interactie en de cliënt te sluiten overeenkomst.
5.2 Gedurende de uitvoeringsperiode zal in een vooraf overeengekomen aantal besprekingen overleg gevoerd worden over de voorgang en de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.
Extra besprekingen worden tegen een vast tarief in rekening gebracht.
5.3 Opdrachten door Interactie ingevolge de overeenkomst aan derden gegeven komen voor rekening en risico van de cliënt en binden Interactie niet.

Artikel 6 Wijzigingen en aanvullingen

6.1 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht indien zij schriftelijk tussen Interactie en de opdrachtgever zijn vastgelegd.
6.2 Niet onder de overeenkomst vallende werkzaamheden worden door Interactie slechts na schriftelijke opdracht van de cliënt verricht en zullen afzonderlijk in rekening gebracht worden.
6.3 Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de opdrachtgever voorgelegd zodra deze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt uiteraard gestreefd naar voorkoming ervan. Deze kosten van meerwerk en budgetoverschrijding komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
6.4. Werkzaamheden die uitgevoerd worden voordat de overeenkomst is ondertekend worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke opdracht van de cliënt. Deze werkzaamheden zullen de cliënt afzonderlijk in rekening gebracht worden.

Artikel 7 Voorbehoud copyright

7.1 Alle door of in opdracht van Interactie gemaakte materialen en grafische of andere ontwerpen, gemaakt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, blijven het intellectuele eigendom van Interactie.

Artikel 8 Vrijwaring

8.1. De cliënt vrijwaart Interactie tegen aanspraken van derden, voortvloeiende uit het gebruik van gegevens, ongeacht via welk medium deze verstrekt worden door de cliënt aan het Bureau.
8.2 Eventuele fiscale beslissingen door een belastinginspecteur t.b.v. een activiteit zoals hiervoor vermeld in art. 1.c komen te allen tijde voor rekening en risico van de cliënt. Cliënt vrijwaart het bureau tegen aanspraken van de fiscus voortvloeiend uit een onjuiste opvolging van de fiscale regelgeving/uitspraak door cliënt.

Artikel 9 Betaling

9.1 Betaling van de facturen van Interactie door deelnemers en opdrachtgevers, als bedoeld in artikel 1 onder b en f, dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum.

9.2 De facturen dienen betaald te worden, zonder aftrek van enige kortingen en zonder enige schuldverrekening, binnen 14 dagen na factuurdatum.

9.3 Indien de betaling van de factuur niet uiterlijk de 15e dag na de factuurdatum door Interactie is ontvangen, is de cliënt/deelnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en de wettelijke rente verschuldigd.

9.4 De cliënt/deelnemer is verplicht om op eerste vordering van Interactie zekerheid te stellen voor hetgeen de cliënt/deelnemer aan Interactie verschuldigd is dan wel zal worden.

9.5 Interactie heeft de bevoegdheid de werkzaamheden op te schorten tot dat betaald is of zekerheid is gesteld, onverminderd het hierna in artikel 11 overeengekomene.

9.6 Bij niet tijdige betaling is cliënt/deelnemer 15% incassokosten van het openstaande bedrag verschuldigd, onverminderd de bevoegdheid van Interactie de vordering langs gerechtelijke weg te incasseren.

9.7 Na verstrekking van de opdracht is Interactie bevoegd de in de opdracht vermelde bedragen te wijzigen indien:
- 12 maanden na het sluiten van de overeenkomst het CBS-jaarprijs- indexcijfer voor de consumptie voor de totale bevolking wijzigt ten opzichte van het tijdstip waarop de opdracht is verstrekt;
- na het verstrekken van de opdracht de doorberekende kosten van derden zich wijzigen;
- na het verstrekken van de opdracht heffingen van overheidswege zich wijzigen.

9.8 Het Bureau is bevoegd commissieregelingen met derden te treffen, zonder dat de opdrachtgever daar een aanspraak op kan doen gelden.

9.9 Bij werkzaamheden op zaterdag worden de uurtarieven verhoogd met een toeslag van 25%, voor zon-en feestdagen geldt een toeslag van 50%.

Artikel 10 Reclames

10.1 Reclames met betrekking tot de kwaliteit van de werkzaamheden kunnen uitsluitend schriftelijk geschieden, uiterlijk tot 14 dagen na beëindiging van de door Interactie georganiseerde activiteit als vermeld in artikel 1.c.

Artikel 11 Annulering

11.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever en deelnemer als bedoeld in artikel 1 vermeld onder b en d dient per e-mail of schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van ontvangst van het schrijven door Interactie.

11.2 Bij annulering door de cliënt zullen alle reeds verrichte werkzaamheden en de nog te maken kosten aan de cliënt in rekening gebracht worden.

11.3 Vindt de annulering plaats minimaal 1 jaar voordat de te organiseren activiteit plaats zal vinden, dan is de cliënt het totaal overeengekomen bedrag verschuldigd, onder aftrek van de kosten die ten gevolge van de annulering niet gemaakt behoeven te worden en welke bovendien door derden niet aan Interactie in rekening gebracht kunnen worden.

11.4 Annulering door deelnemers brengt geen wijziging in het totaal overeengekomen bedrag met zich mee.

Artikel 12 Opschorting en ontbinding
12.1 Indien de cliënt met tijdige betaling of nakoming van andere verplichtingen tegenover Interactie in gebreke blijft, is Interactie, na voorafgaande ingebrekestelling met een termijn van 14 dagen, bevoegd de overeenkomst te ontbinden, onverminderd het recht van Interactie nakoming daarvan te vorderen dan wel volledige vergoeding van kosten, schaden en interessen. Interactie heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens Interactie, of indien Interactie redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever tekort zal schieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens Interactie, het recht:
a. van de opdrachtgever voor alle lopende overeenkomsten voor externe kosten zekerheidstelling voor betaling te vorderen;
b. de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever - zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen Interactie en de opdrachtgever - op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen;
c. het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.
12.2 Dezelfde bevoegdheid, echter zonder voorafgaande ingebrekestelling, heeft Interactie indien de cliënt surséance van betaling aanvraagt, in staat van faillissement wordt verklaard, in liquidatie treedt of indien beslag gelegd wordt ten laste van de cliënt.
12.3 Interactie heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien het Interactie na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens, voor of na de bijeenkomst schade kan ontstaan voor Interactie in welke vorm dan ook, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

Artikel 13 Overmacht
13.1 Onder overmacht aan de zijde van Interactie wordt in deze algemene voorwaarden verstaan: elke van de wil van Interactie onafhankelijke omstandigheid - ook al was deze ten tijde van het totstandkomen van de overeenkomst reeds te voorzien - die het nakomen van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, terroristische aanslagen, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van Interactie, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door Interactie ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is Interactie gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
13.2 Indien Interactie bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
13.3 De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke sprekers niet verschijnen, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.
13.4 De kosten van het verplaatsen dan wel het verschuiven ten gevolge van overmacht van de verplichtingen van Interactie ingevolge deze overeenkomst zullen de cliënt als meerwerk in rekening worden gebracht.

Artikel 14 Aansprakelijkheid
14.1 Interactie zal zich inspannen om de opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.
14.2 Bij uitvoering van de overeenkomst door Interactie ingehuurde derden is Interactie niet aansprakelijk voor schade tengevolge van enige (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte zalen of ruimten. Interactie (en eventueel de opdrachtgever) dient de derde die naar het oordeel van Interactie tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen aan te spreken en indien van toepassing in gebreke te stellen c.q. levering alsnog vorderen.
14.3 Interactie zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. Interactie sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.
14.4 De opdrachtgever zal Interactie volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor Interactie, het personeel van Interactie of zijn uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de opdrachtgever de overeenkomst met Interactie heeft afgesloten.
14.5 De opdrachtgever vrijwaart Interactie tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door Interactie ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.

Artikel 15 Informatieverstrekking
De opdrachtgever is gehouden Interactie tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

Artikel 16 Technische apparatuur
Interactie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische mankementen of het niet deugdelijk functioneren van door Interactie gecontracteerde derden, die audiovisuele apparatuur, waaronder begrepen stands, verlichting, decoraties en decorstukken leveren.

Artikel 17 Vergunningen
Alle aan de bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen in overleg tussen Interactie en de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunningen.

Artikel 18 Vertrouwelijkheid
18.1 Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
18.2 Adressen welke door Interactie en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Deze adressen mogen ingevolge de Wet Bescherming Persoonsgegevens niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden of andere verwerkingen zoals in de wet genoemd.

Artikel 19 Uitvoeringsrechten
De opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

Artikel 20 Geschillen
Alle geschillen over de overeenkomst of de uitvoering daarvan, waaronder de toepasselijkheid van deze voorwaarden, zullen bij uitsluiting door de bevoegde rechter binnen het Arrondissement van de Rechtbank te Arnhem beslecht worden, ook indien de opdrachtgever niet in Nederland is gevestigd.

Artikel 21 Toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten van Interactie is het Nederlands recht van toepassing. Door ondertekening van de overeenkomst worden partijen geacht domicilie gekozen te hebben op de vestigingsplaats van Interactie.

Anita van Zanten-Kroon
Managing Director